1. Slagboom en gebruik laadpalen.

De slagboom werkt in combinatie met uw mobiele telefoon. Indien u gebruik wilt maken van de  laadpalen kunt u een user-id aanvragen bij het bestuur van VVE Parkstaete parkstaetebreda@gmail.com

U ontvangt dan de voorwaarden om gebruik te maken van de laadpalen. Wanneer u deze getekend retour stuurt ontvangt u zo snel mogelijk uw toegangscode. De prijs per KWh is momenteel €0,37 inclusief BTW.

 

2. ALV 2024.

Notulen Hoofdvereniging 

VvE Parkstaete te Breda, gevestigd te Breda  (99654)

Notulen van de Algemene ledenvergadering, gehouden donderdag 30 mei 2024, aanvang 10:00 uur. Totaal aantal stemmen: 142; aantal stemmen vertegenwoordigd: 142 (100 procent)

 

  1. Opening

De vergadering wordt om 10.00 uur geopend. De aanwezigen worden van harte welkom geheten. Er zijn voldoende stemmen aanwezig dan wel vertegenwoordigd waardoor er rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden. Namens de beheerder VP&A Vastgoedmanagement is de heer H. van Dinteren aanwezig. De vergadering gaat ermee akkoord dat de heer J.C.E. van Steenderen (technische) leiding en de heer H. van Dinteren de notulen van deze vergadering zal verzorgen.

 

  1. Ingekomen stukken en mededelingen

Alle eigenaars hebben toegang tot het VvE Portaal. U kunt hier onder andere uw betalingsoverzicht inzien, reparatieverzoek indienen en volgen, persoonsgegevens aanpassen en belangrijke documenten van de VvE downloaden. Ook worden er regelmatig belangrijke mededelingen en actualiteiten op het VvE Portaal gedeeld.

Om in te loggen op het VvE Portaal gaat u naar: https://vpagroep.twinq.nl/ met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat u reeds heeft ontvangen. Mocht u uw wachtwoord niet meer weten dan kunt u in het inlogscherm 'wachtwoord vergeten?' aanklikken. Indien u uw gebruikersnaam niet meer weet, dan kunt u deze opvragen door te mailen naar: info@vpagroep.nl.

Ingekomen stukken:

  • de mail van de heer M.J.B. van den Berg, donderdag 23 mei 2024 13:20 met als onderwerp "Bijdragen in kosten rookgasafvoeren" en als bijlage de brief van de heer M.J.B. van den Berg, d.d. 24 mei 2024 (zie bijlage)
  • de mail van de heer M.J.B. van den Berg, woensdag 29 mei 2024 10:44 met als onderwerp "ALV-besluitover kostenverdeling rookgasafvoeren nietig" en als bijlagen kostenverdeling vervanging rookgasafvoeren incl. stelpost bijkomende kosten, bijkomende werken bij vervanging rookgasafvoeren en de brief aan het bestuur van de VvE Woonappartementen en VvE-leden, nummer 41 (zie bijlage)
  1. Notulen
  2. vaststellen van de notulen van de algemene ledenvergadering van 13-04-2023.

De notulen worden met de vergadering doorgenomen. Er zijn geen vragen of opmerkingen en de notulen worden vastgesteld..

  1. tekenen van de notulen door de voorzitter van de vergadering en de beheerder. De notulen worden ondertekend door de voorzitter van de vergadering en de beheerder.

c vaststellen van de notulen van de Extra (buitengewone) ledenvergadering van 07-12-2023. De notulen worden met de vergadering doorgenomen. Er zijn geen vragen of opmerkingen en de notulen worden vastgesteld.

  1. tekenen van de notulen door de voorzitter van de vergadering en de beheerder De notulen worden ondertekend door de voorzitter van de vergadering en de beheerder.
  2. Jaarrekening

Op 5 april 2024 is de jaarrekening 2023 van VvE Parkstaete te Breda opgesteld. Op19 mei 2024 informeerde de heer M.J.B. van den Berg het bestuur en de beheerder per mail (19:44) dat op basis van de eindafrekening van Greenchoice over de periode 01-05-2023 tot 01-05-2024 het elektriciteitsverbruik - met name de splitsing van die kosten - herrekent zou moeten worden. De heer Van den Berg stelt voor om de herziene jaarrekening van VvE Parkstaete in de ALV van 30 mei 2024 te bespreken. De herziene jaarrekening is op 27 mei 2024 opgesteld en in de ALV van 30 mei 2024, zonder advies van de kascommissie, besproken. a. verslag kascommissie

De heer R. de Jong en de heer  E.T.  Vlietman, benoemt door de ALV 2024 van VvE Stallingsgarage Parkstaete als lid van de Kascommissie van VvE Parkstaete heeft nog geen verklaring van de kascontrole afgegeven.  De kascommissie heeft de jaarrekening 2023 van VvE Parkstaete, versie 27 mei 2024, op 28 mei 2024 ontvangen.

  1. vaststellen jaarstukken 2023

De jaarstukken worden beknopt met de vergadering doorgenomen en worden nog niet vastgesteld. De vergadering besluit unaniem met de jaarrekening 2023, versie 27 mei 2023, akkoord te gaan op voorwaarde dat de kascommissie in haar afgifte van de verklaring instemt met de jaarrekening 2023. c. bestemmen exploitatieresultaat

De vergadering besluit het negatief exploitatie resultaat van € 1.927,27, op voorwaarde dat de kascommissie in haar afgifte van de verklaring instemt met de jaarrekening 2023, ten laste van de algemene reserve te brengen.

  1. decharge bestuur

De vergadering verleent het bestuur decharge, op voorwaarde dat de kascommissie in haar afgifte van de verklaring aangeeft in te stemmen met de jaarrekening 2023, voor het gevoerde (financiële) beleid.

  1. Onderhoud, algemene zaken en verduurzaming
  2. besluitvorming (planmatig) onderhoud en de begeleiding hiervan a1. voor dit jaar staan er geen werkzaamheden op de rol.

 

Onderstaand de notulen van de ALV Woonappartementen "Parkstaete" betreffende het agendapunt het vervangen c.q. aanpassen van de rookgasafvoeren. De vergadering deelt de aard en de inhoud in deze en besluit de eigenaars van VvE Woonappartementen "Parkstaete" schriftelijk te informeren dat het bestuur tot de conclusie is gekomen dat het gegeven mandaat in de ALV van Woonappartementen "Parkstaete" niet meer voldoet aan de gestelde uitgangspunten. De beheerder stelt schriftelijk de eigenaars op 30 mei 2024 hiervan op de hoogte. Het bestuur zal op basis van een actuele offerte(n) een hernieuwd voorstel ter besluitvorming voorleggen. Ook houdt het bestuur de eigenaars over het verloop en de wijze waarop besloten dient te worden op de hoogte.

b2. aan de vergadering wordt gevraagd een besluit te nemen over het vervangen c.q. aanpassen van de rookgasafvoeren.

b2.1 de voorzitter licht het rapport van Lekrecherche, "Inspectie verbrandingsgasafvoeren CV Ketels,

d.d.12-12-2023 toe''. Het rapport was bij de vergaderstukken gevoegd. De vergadering neemt kennis van het rapport, de toelichting en onderkent het nut en noodzaak van de wettelijke verplichting om de rookgasafvoeren te vervangen c.q. aan te passen.

Alvorens de onderstaande agendapunten te bespreken is er een uitvoerige discussie over RGA, de kosten, de berekening van de eigen bijdrage, de wijze betalen, betalingsregeling, het aanvragen van meerdere offerten, gevoerd. De heer M.J.B. van den Berg geeft aan dat de kosten van het vervangen van de rookgasafvoeren onder de 3 appartementsrechten van VvE Mgr. Leytenstraat, VvE Woonappartementen.

Mgr. de Vetstraat 1 t/m 79 en 111 t/m 117 en VvE Mgr. de Vetstraat 81 t/m 109 naar rato breukdeel komen. De stallingsgarage is in deze géén partij. Tevens licht de heer Van den Berg de vergadering toe dat er een maximum uit het reservefonds van de hoofdvereniging onttrokken mag worden. Dit betreft de kosten van de dak gerelateerde aanpassingen. Ook merkte de heer Van den Berg op dat er in de berekening geen rekening gehouden is met een stelpost van € 20.000,- voor de voorbereidende, bijkomende en afrondende werkzaamheden van het vervangen van de rookgasafvoeren.

b2.2 de vergadering neemt kennis van de bij de vergaderstukken gevoegde offerte van Guts Installatie Techniek", leveren en monteren van een nieuw Burgerhout individueel rookgassysteem (80 appartementen), d.d. 06-02-2024 ten bedrage van € 160.000,-

De eigenaars hebben bij de vergaderstukken een berekening van de te verwachten kosten per appartement, de wijze van financiering alsmede het standpunt van het bestuur en Laurentius ontvangen. b2.4 de vergadering besluit dat VP&A het vervangen c.q. aanpassen van de rookgasafvoeren niet gaat begeleiden. b2.5 de vergadering besluit dat zij in eigen regie een overzicht van alle typen cv ketels en een overzicht van de eigenaars die voor eigen rekening een nieuwe ketel dienen te installeren maakt dan wel dat de bestaande ketel gehandhaafd mag worden. b2.6 de vergadering neemt kennis dat het vervangen c.q. aanpassen van de rookgasafvoeren wordt uitgevoerd op basis van de bijgevoegde Algemene Leveringsvoorwaarden Installerende Bedrijven 2024.

Noot 1: op 23 mei 2024 informeert de heer M.J.B. van den Berg het bestuur schriftelijk dat in de door het bestuur en Laurentius voorgestelde regeling van € 35.000,- er geen rekening is gehouden is met het feit dat de Stallingsgarage een aandeel in dat bedrag heeft. VvE Stallingsgarage "Parkstaete" kan hier geen gebruik van maken omdat de stallingsgarage niet hoeft bij te dragen in de kosten. Hierdoor wordt VvE Stallingsgarage "Parkstaete" voor € 5.880,63  benadeeld. Het niet volgens de breukdelen in de splitsingsakte handelen is nietig, Een nietig handelen heeft tot gevolg dat de eigenaren het besluit van het bestuur als niet gedaan kunnen beschouwen, ook al is in de ALV hierover een besluit genomen.

 

Noot 2: in de ALV van VvE "Parkstaete" van 30 mei 2024 is de RGA besproken. Het bestuur is tot de conclusie gekomen dat het gegeven mandaat in de ALV van Woonappartementen "Parkstaete" niet meer voldoet aan de gestelde uitgangspunten. De beheerder stelt schriftelijk de eigenaars op 30 mei 2024 hiervan op de hoogte. Het bestuur zal op basis van een actuele offerte(n) een hernieuwd voorstel ter besluitvorming voorleggen. Ook houdt het bestuur de eigenaars over het verloop en de wijze waarop besloten dient te worden op de hoogte.

P.S. Er is inmiddels bij 6 bedrijven offerte opgevraagd en er is er maar een die de klus wil oppakken. Het bestuur stelt voor om met de firma Guts in zee te gaan, te meer omdat er nu al niet meer in 2024 aan begonnen kan worden. Overigens wanneer tijdens het project een ketel vervangen moet worden is dit mogelijk. Finale besluitvorming zal in een extra vergadering plaatsvinden.

6            Plaatsen van camerabewaking

Het onderstaande is in de ALV van VvE Stallingsgarage "Parkstaete" gevestigd te Breda als agendapunt behandeld:

Het bestuur van VvE Parkstaete te Breda is akkoord met de onderstaande weergave van het in de ALV van VvE Stallingsgarage "Parkstaete" besproken en besloten agendapunt, " het plaatsen van camerabewaking ":

Naar aanleiding van recente inbraken in de stallingsgarage en bij een van de bewoners is besloten een werkgroep in te stellen die de opdracht heeft om de plaatsing van camera's en de kosten daarvan in kaart te brengen. Door de werkgroep wordt verslag uitgebracht en worden we op de hoogte gebracht van de verschillende mogelijkheden, de uitslag van de gehouden enquête en de aan de plaatsing verbonden kosten.

De werkgroep camerabewaking bestaat uit de heer J.C.E van Steenderen, namens het bestuur (57) en de heer R. de Jong (75) en de heer P. Hübner (63). De heer De Jong geeft een presentatie "waar de werkgroep staat". De presentatie wordt ondersteunt met een heldere ppp.

Het project richt zich op stallingsgarage I "Parkstaete", Woonappartementen "Parlstaete" en de woonappartementen van Laurentius. Aanleiding voor het oprichten van de werkgroep vloeit voort uit de vele inbraken en de toenemende onrust onder bewoners. Voorgesteld; het is niet de bedoeling dat in deze vergadering een besluit over camerabewaking wordt genomen. De werkgroep wil de vergadering informeren over de laatste stand van zaken en zoekt draagvlak om het onderzoek voort te zetten. Indien de vergadering tot de conclusie komt dat het interessant is dat de commissie haar onderzoek voortzet dan legt deze haar bevindingen en aanbiedingen ter besluitvorming in de ALV 2025 of eventueel in een extra buitengewone ledenvergadering voor.

De werkgroep heeft inmiddels 2 professionele bedrijven gesproken. Als eerste wordt het nut en de noodzaak van camerabewaking onder de loep genomen. Met name de wijze van opnemen, bekijken en het bewaren van de beelden moet AVG proof zijn. (Algemene Verordening Gegevensbescherming) Ook dient er een cameraprotocol te worden opgesteld. Voor wat betreft de privacy gaat men uit van het 4 ogen principe. De beelden mogen door de wijkagent tezamen met de gedupeerde of de bestuursleden bekeken worden. De prijs bij beide aanbieders bedraagt voor de aanschaf koop/installatie circa € 6.000,- Er zijn géén abonnementskosten aan verbonden. Als optie kan tegen betaling een extra camera bij de ingang worden aangebracht (kosten circa € 10,- excl. btw per eigenaar) en tegen betaling het aanbrengen van 6 camera's voor de 3 portieken (kosten circa € 83,- excl. btw per eigenaar)

Ook heeft de commissie de eigenaars de enquêteformulieren aangeboden. Zij heeft goede (positieve) respons ontvangen. Van de 44 formuleren zijn er 35 geretourneerd. Van de uitkomst is de commissie "een stuk wijzer geworden". De commissie houdt bij het eventueel vervolg zeker rekening met de uitkomst en de in de enquêteformulieren gedane aanbevelingen. Alle uitwerkingen worden in de volgende ledenvergadering gepresenteerd. Zo nodig wordt er een extra buitengewone ledenvergadering gehouden daar anders de camerabewaking eerst over minimaal een jaar en de lever- en montagetijd operationeel is.

De commissie stelt uitdrukkelijk dat het houden van een enquête een "tussenoplossing" is en niet wil zeggen dat er een besluit genomen wordt.

Mevrouw A. Zwarts, afgevaardigde van Laurentius, bedankt de commissie voor haar inzet en deskundigheid. Hierbij maakt mevrouw Zwarts een kritische kanttekening dat Laurentius (18 pp) niet meegenomen is terwijl je hier met elkaar te delen hebt. Het is goed Laurentius mee te nemen en ondanks dat je weinig mag een AVG Camera Protocol op te stellen. Ook dienen de eigenaars zich te realiseren dat zij op camera komen. Voorts dient men rekening te houden dat er voor de aanschaf/installatie niets gereserveerd is. Al deze punten dienen de eigenaars mee te nemen om straks een zorgvuldig besluit te kunnen nemen.

Een van de eigenaars maakt een compliment over de presentatie en geeft aan dat het goed is om de politie en de brandweer er bij te betrekken. De commissie deelt deze aanbeveling en zal in 2 fase zeker hier gebruik van maken.

De heer R. de Jong geeft aan dat er voor de volgende fase voldoende draagvlag is om het onderzoek voort te zetten en bedankt de vergadering voor het invullen van de enquêteformulieren en het actief meedenken.

 

  • De door de heer M.J.B. van den Berg voorgestelde correctie, d.d. 1 april 2024

Bij de vergaderstukken zijn de door de heer M.J.B. van den Berg voorgestelde correcties, d.d.1 april 2024 gevoegd. De vergadering besluit akkoord te gaan met de correctie.

  • MJOP, reservefondsverloop en begroting a. meerjarenonderhoudsplan

Een meerjarenonderhoudsbegroting is een planning die over een lange termijn aangeeft welk onderhoud, wanneer, tegen welke kosten, aan een gebouw moeten worden uitgevoerd om deze in goede staat te houden. Het is wettelijk verplicht een onderbouwde meerjarenonderhoudsbegroting te hebben. Mocht de VvE anders besluiten, dan dient er een reservering voor planmatig onderhoud aangehouden te worden van minimaal 0,5% van de herbouwwaarde (verzekerde waarde) van het gebouw.

Aan de vergadering wordt gevraagd een besluit te nemen om een nieuw MJOP voor de komende 5 jaren op te laten stellen. Het bestaand MJOP dateert van 2019. Als basis voor het nieuw op te stellen MJOP dient het huidige MJOP dat door de heer Van den Berg is opgesteld en jaarlijks wordt geactualiseerd. Ook stelt het bestuur voor om het reservefondsverloop te baseren op de data van het nieuw op te stellen MJOP.

Het besluit voor het opstellen van de MJOP's is genomen op basis van een meerderheid van stemmen, de helft +1. Het bestuur geeft opdracht voor het laten opstellen van de MJOP's voor alle VvE's Parkstaete. b. reservefondsverloop

Op basis van de stand van het reservefonds en de opgenomen kosten in het MJOP wordt jaarlijks een reservefondsverloop van tenminste 10 jaar opgesteld. Aan de hand hiervan wordt inzichtelijk of de jaarlijkse toevoeging (dotatie) aan het reservefonds toereikend is. Het bestuur stelt voor en de vergadering is akkoord om het reservefondsverloop te baseren op de data van het nieuw op te stellen MJOP. c. begroting 2025

De begroting wordt met de vergadering doorgenomen. De vergadering besluit de begroting 2025 en de hieruit voortvloeiende bijdragen vast te stellen.

 

  1. (Her)verkiezing bestuur en commissies
  2. (her) benoeming bestuur

De heer J.C.E. van Steenderen, mevrouw A.M. Tomas en mevrouw A. Zwarts (Laurentius) worden unaniem door de vergadering als lid van het bestuur herbenoemt. De heer J.H. Sleven treedt om gezondheidsreden af. De vergadering respecteert het besluit en wenst de heer Sleven sterkte. Het bestuur doet een dringend beroep aan de eigenaars om zich kandidaat voor het bestuur te stellen. Bij voorkeur een kandidaat met een financiële achtergrond (geen must).

(her)benoeming kascommissie

De heer R. de Jong en de heer E.T. Vietman zijn unaniem in de ALV van VvE Stallingsgarage "Parkstaete" door de vergadering benoemt als lid van de kascommissie van VvE Parkstaete.

  1. Jaarlijks terugkerende besluiten
  2. vaststellen incassoprocedure

De vergadering besluit de incassoprocedure vast te stellen.

  1. bevoegdheid onttrekken gelden aan het reservefonds

De vergadering besluit dat de voorzitter over de gelden van het reservefonds mag beschikken. Voor alle incidentele uitgaven (niet op grond van een contract) van € 907,50 inclusief btw of meer wordt toestemming gevraagd aan het bestuur. c. machtiging bestuur

De vergadering besluit het bestuur te machtigen tot een maximaal bedrag van € 3.630,00 inclusief btw per jaar voor noodzakelijk geachte uitgaven buiten de vastgestelde begroting om. d. vaststellen wijze van uitkering in geval van schade

De vergadering besluit dat alle uitkeringen in geval van schade zullen geschieden op een Nederlands bankrekeningnummer ten name van de VvE en dienen te worden aangewend om de betreffende schade te (doen) herstellen.

  1. Rondvraag

Mocht u vragen hebben, dan kunt u het gehele jaar bij uw VvE-manager terecht, die helpt u graag verder. De rondvraag biedt géén mogelijkheid tot het doorgeven van reparatieverzoeken. U kunt reparatieverzoeken indienen via het VvE portaal: https:vpagroep.twinq.nl.

De vergadering maakt van de rondvraag geen gebruik.

  1. Sluiting

Niets meer aan de orde zijnde wordt de vergadering om 12:12 uur gesloten. De aanwezigen worden bedankt voor hun komst

 

het VvE bestuur Parkstae